Pengertian administrasi perlu diketahui secara lebih jelas supaya lebih paham mengenai bidang yang satu ini. Terlebih lagi, saat ini administrasi banyak digunakan dalam berbagai instansi untuk membantu banyak jenis pekerjaan. Agar semakin jelas, berikut adalah informasi lengkapnya.

Pengertian Administrasi Secara Umum

Definisi administrasi adalah sebuah bentuk usaha dan juga aktivitas yang erat hubungannya dengan pengaturan kebijakan supaya bisa mencapai target maupun tujuan organisasi itu juga bisa dikatakan bahwa administrasi mempunyai peranan yang krusial dalam semua aktivitas yang dijalankan oleh sebuah organisasi.

Administrasi juga dapat dimaknai dengan memberikan arti secara luas dan juga sempit. Arti administrasi secara sempit memiliki arti bahwa administrasi itu merupakan aktivitas yang didalamnya terdapat kegiatan catat mencatat pembukuan sederhana ketik mengetik surat-menyurat dan kegiatan-kegiatan lain yang bersifat teknis dan ketatausahaan sedangkan untuk pengertian administrasi luasnya ialah semua proses kerja sama yang terjalin antara dua orang maupun lebih dengan tujuan mencapai target dan membuatkan sarana dan prasarana tertentu dengan prinsip daya guna supaya berhasil.

Pengertian Administrasi Menurut Ahli

Beberapa ahli mendeskripsikan pengertian tentang administrasi yaitu sebagai berikut:

1. George

Menurut George R. Terry administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Arthur Drager

Arthur Drager menyatakan bahwa administrasi merupakan fungsi Tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

3. Sondang

Sondang P. Siagian yang menyatakan bahwa administrasi adalah segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

4. Albert

Albert menyatakan bahwa administrasi merupakan penyusunan dan pencatatan data informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal, sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Ia juga memberikan definisi administrasi dalam arti sempit yang dikenal dengan istilah tata usaha.

5. William dan Edwin

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson mengatakan bahwa administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien kapan dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Pengertian Administrasi Menurut Etimologi

Pengertian administrasi menurut etimologi berasal dari bahasa Latin yang terdiri atas 2 kata yaitu kata “ad” yang berarti intensif dan ”ministrate” yang artinya melayani, membantu dan juga mengarahkan. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa administrasi secara etimologi merupakan melayani secara intensif.

Di sisi lain DR Hadari Nawawis menjelaskan bahwa dari kata administrasi terbentuk kata benda yaitu administrare dan juga kata “administrasi” yang kemudian masuk ke dalam bahasa Inggris yaitu administration. Bukan hanya itu, dikenal juga kata “administratie” yang asalnya dari bahasa Belanda tetapi mempunyai arti yang lebih sempit.

Hal ini dikarenakan terbatas pada aktivitas ketatausahaan berupa kegiatan penyusunan dan juga pencatatan keterangan yang diperoleh secara sistematis. Administrasi ini juga sering dikaitkan dengan aktivitas yang berhubungan dengan perkantoran, yang merupakan salah satu bidang dari aktivitas administrasi yang sebenarnya.

Secara lebih tepatnya administrasi adalah sebuah seni dan juga proses dikatakan seni karena membutuhkan cat khusus yang bersifat kondisional dan situasional sebab selalu berkaitan dengan kondisi waktu dan juga tempat.

Meskipun demikian masih banyak yang mempertanyakan apa itu administrasi. Ketika menjelaskan administrasi, tentu di dalamnya harus diketahui bahwa terdapat unsur-unsur tertentu misalnya terdapat dua orang atau lebih yang didalamnya yang kemudian melakukan kerjasama, bersifat formal, memiliki tujuan, memiliki tugas berbentuk hirarkis dan adanya sarana dan prasarana yang mendukung.

Selain itu, untuk menjawab pertanyaan apa yang dimaksud dengan administrasi, bisa dijelaskan secara singkat bahwa kemunculan administrasi pasti bersamaan dengan munculnya peradaban manusia. Karena peradaban manusia itu sendirilah yang memerlukan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

Fungsi Administrasi

Terdapat beberapa fungsi administrasi diantaranya ialah sebagai berikut:

1. Planning

Pertama, fungsi planning atau perencanaan. Dalam fungsi planning ini merupakan kegiatan rencana yang didalamnya membutuhkan aktivitas administrasi yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan

2. Organizing

Selanjutnya yang kedua adalah penyusunan atau organizingOrganizing sendiri merupakan kegiatan menyusun dan juga membangun komunikasi kerja di antara anggota-anggota di dalam organisasi supaya tercapai suatu kesatuan usaha guna mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan.

3. Koordinasi

Koordinasi atau coordinating dimana koordinasi ini merupakan sebagian dari fungsi manajemen  guna melakukan aktivitas agar berjalan baik dan menjauhi terjadinya kekacauan kekosongan, bentrok dan juga aktivitas yang dilaksanakan guna menghubungkan menyatukan dan juga menyesuaikan dengan pekerjaan bawahan. Hal ini bertujuan agar terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha guna mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan.

4. Laporan

Selanjutnya adalah reporting atau laporan dimana reporting merupakan aktivitas penyampaian perkembangan maupun hasil dari suatu kegiatan dengan cara membuat dan memberikan laporan dari tugas dan juga fungsi para pejabat yang lebih tinggi, baik itu secara tulisan maupun lisan. Hal ini dilakukan agar mendapatkan gambaran mengenai pelaksanaan tugas para anggota organisasi.

5. Budgeting

Selanjutnya, ada budgeting atau penyusunan anggaran di mana dalam penyusunan anggaran ini merupakan sebuah aktivitas perencanaan dan juga pengelolaan keuangan maupun anggaran di dalam organisasi. Fungsi ini dilakukan secara berkesinambungan.

6. Staffing

Berikutnya adalah penempatan atau staffing, dimana penempatan merupakan kegiatan yang erat hubungannya dengan sumber daya manusia dan juga sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi. Proses staffing ini dimulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan perlengkapan di dalam organisasi tersebut dan juga tim manajemen sedemikian rupa.

7. Pengarahan

Directing atau pengarahan dan juga melakukan bimbingan yaitu aktivitas, melakukan interaksi dengan anggota organisasi guna memberi bimbingan perintah saran tugas supaya bisa dijalankan dengan baik. Semua ini dilakukan agar bisa mencapai tujuan bersama.

Tujuan Administrasi

Terdapat beberapa tujuan administrasi diantaranya adalah sebagai berikut:

  • Pertama, agar seseorang bisa memantau aktivitas administrasi di perusahaannya
  • Kedua, supaya seorang pelaksana usaha bisa menilai kegiatan-kegiatan pengorganisasian dalam perusahaan nya
  • Ketiga, supaya seseorang pelaksana usaha bisa menyusun program peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian
  • Keempat, supaya seorang pelaksana usaha bisa mengamankan kegiatan usaha dan juga organisasi perusahaan.

Ciri-Ciri Administrasi

Dalam kegiatan administrasi, terdapat beberapa ciri-ciri yaitu:

  • Pertama, tujuan yang jelas
  • Kedua, demokrasi itu terdapat pada kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang maupun lebih
  • Ketiga, demokrasi itu selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama
  • Keempat, dalam administrasi terdapat usaha maupun proses kerja
  • Kelima, kegiatan dalam administrasi selalu terdapat bimbingan kepemimpinan dan juga pengawasan.

Tugas Administrasi

Terdapat beberapa tugas administrasi yaitu sebagai berikut:

1. Menerima panggilan telepon

Seorang administrator selaku perantara antara klien dan juga pihak perusahaan adalah orang pertama yang harus dilalui ketika ingin melakukan suatu hal. Dengan adanya kegiatan administrasi, maka segala sesuatunya lebih jelas dan tercatat dengan pasti.

2. Membuat agenda kantor

Tugas seorang administrator lainnya adalah membuat agenda kantor. Administrator harus mampu mengatur jadwal sebaik mungkin agar bisa maksimal

3. Entri Data

Selanjutnya, melakukan entri terhadap data-data perusahaan. Hal ini memang sudah lumrah untuk dilakukan seorang administrator karena data adalah hal yang sangat berkaitan dengan kegiatan administrasi. Untuk itu segala macam jenis data dibuat sangat sistematis dan kemudian dimasukkan kedalam sistem.

Melakukan arsip data. Data-data perusahaan yang sudah berlalu bukan berarti harus dibuang begitu saja tetapi perlu diarsipkan secara sistematis agar bisa menjadi dokumen penting yang mungkin saja suatu saat dibutuhkan. Untuk itulah seorang administrator harus mempunyai keahlian dalam hal arsip data ini.

Jurusan Kuliah Berhubungan Administrasi

Salah satu jurusan kuliah yang berhubungan dengan administrasi adalah administrasi perkantoran. Jurusan ini berkaitan erat dengan kesekretariatan yang akan memberikan bekal keterampilan, pengetahuan, dan juga sikap guna menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan suatu organisasi.

Jurusan ini juga disiapkan untuk mempunyai keterampilan dalam bidang administrasi. Pengetahuan di bidang surat-menyurat, pendataan, perencanaan, sudah termasuk dalam jurusan yang satu ini.

Demikianlah informasi mengenai pengertian administrasi mulai dari pengertian menurut ahli, pengertian secara etimologi, tugas, fungsi, tujuan yang berkaitan dengan jurusan administrasi. Semoga bermanfaat.

Cari Artikel di Sini