Pada artikel sebelumnya kita sudah membahas mengenai mata kuliah manajemen. Jika ada yang ingat terdapat beberapa materi kuliah yang sangat penting, salah satu diantaranya adalah sistem informasi manajemen.

Secara umum Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS) adalah sistem yang direncanakan mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarluaskan data berupa informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

Sedangkan seperti yang dikutip melalui businessdictionary.com, sistem informasi manajemen ini adalah pendekatan yang terorganisasi untuk mempelajari kebutuhan informasi manajemen organisasi di setiap tingkatan dalam pengambilan keputusan operasional, taktis, dan strategis.

Data ini kemudian diproses, terpadu, dan disimpan dalam database terpusat (atau gudang data) di mana ia terus diperbarui dan tersedia untuk semua orang yang memiliki wewenang untuk mengaksesnya, dalam bentuk yang sesuai dengan tujuan mereka.

Definisi Sistem Informasi

Definisi Inggris Sistem Informasi Manajemen

Defini SIM dalam Bahasa Inggris (slideshare.net/nav429)

Supaya lebih mudah memahami sistem informasi manajemen kita harus mengenal terlebih dahulu komponen yang terdapat didalamnya yaitu sistem dan informasi.

Artikel Lain : Materi Lengkap Pengantar Manajemen

a. Definisi Sistem

Beberapa pakar dibidang manajemen telah mendefinisikan sistem. Misalnya, menurut Gordon B. Davis (1984) sistem adalah bagian-bagian yang saling berkaitan dan begerak bersama untuk suatu tujuan atau target.

Pendapat yang hampir sama juga dikemukakan oleh Raymond Mcleoad. Ia menyatakan sistem adalah kummpulan berbagai komponen yang saling berkaitan dan membentuk kesatuan yang utuh dan terpadu”.

Sedangkan Jerry FitzGerald, menyatakan sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Jaringan ini berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu target.

Secara sederhana sistem ini merupakan gabungan atau kumpulan dari berbagai hal yang memiliki tujuan sehingga mereka bergerak bersama. Contoh kesehariannya adalah sistem pernapasan kita.

b. Klasifikasi Sistem

Nah dari definisi tadi kita bisa klasifkasikan sistem dari berbagai sudut pandang misalnya dari bentuknya, manfaatnya atau cara kerjanya. Berikut ini terdapat delapan klasifikasi dari sistem diantaranya adalah :

  1.  Abstract system atau Sistem Abstrak adalah sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide, contoh: sistem teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan manusia dengan Tuhan.
  2. Physical system atau Sistem Fisik adalah sistem yang tampak secara fisik. Contoh: Sistem komputer, sistem produksi, Sistem pendidikan, dll.
  3. Natural System atau Sistem Alamiah adalah suatu sistem yang terjadi dari proses-proses alam. Contoh: Sistem geologi
  4. Human made system atau sistem buatan manusia adalah suatu sistem yang dirancang atau didisain oleh manusia. Contoh: Sistem informasi
  5. Deterministic System atau Sistem Deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diramalkan. Interaksi antar elemen-elemen dapat diteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan. Contoh Sistem komputer.
  6. Probabilistic system atau Sistem Probabilitas adalah sistem yang tidak bisa diramalkan. Contoh: Sistem manusia.
  7. Closed System atau Sistem Tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya.
  8. Open System atau Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan atau dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

Artikel Lain : Pengertian Manajemen Biaya, Konsep dan Tujuannya

c. Karakteristik Sistem

Sistem ini memiliki beberapa karakterstik yang menjadi ciri khasnya. Selain menjadi pembeda karakteristik inijuga mnejadi patokan dalam penyususnan sistem. Berikut ini bebrapa karakteristik dari sistem

  1. Komponen/elemen (Component)
  2. Batas sistem (Boundary)
  3. Lingkungan Luar (Environment)
  4. Penghubung (Interface)
  5. Masukan (Input)
  6. Pengolah (Process)
  7. Keluaran (Output)
  8. Sasaran (Objective) atau tujuan (Goal)

d. Definisi Informasi

Komponen kedua adalah informasi, sama seperti sistem para ahli juga telah mendefinisikan informasi ini. Contohnya R. Mcleoad mengatakan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan.

Definisi Informasi

Definisi kata Informasi

Pendapat serupa juga dikemukakan Gordon B. Davis. Sedangkan Jhon G. Burch berpendapat Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan.

e. Jenis-jenis informasi

Informasi bisa kita bedakan menjai dua berdasarkan sumbernya yaitu informasi formal dan informal. Informasi formal ialah nformasi yang kita dapatkan dari dalam organisasi. Sedangkan informasi informal bersumber dari luar organisasi.

f. Ciri-ciri informasi

Sebuah informasi yang baik harus memenuhi lima kriteria yaitu:

  • Terbaru
  • Tepat waktu
  • Relevan
  • Konsisten
  • Penyajian dalam bentuk yang sederhana

g. Penggunaan informasi

Pengguna informasi ini bisa siapa saja, namun karena kaitannya dengan proses manajemen dan pengambilan keputusan kita bedakan menjadi tiga tingkatan yaitu

  • Low level managers
  • Middle level managers
  • Top level managers

Artikel Lain : Apa itu Teori Manajemen? Teori Terpopuler dan Pengertiannya

h. Fungsi-fungsi Informasi

Secara umum fungsi-fungsi informasi adalah untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pengguna. Selain itu juga untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pengguna. Informasi ini juga bermanfaat untuk menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Definisi Sistem Informasi

4 Level Priamid Informasi Sistem

4 Level dalam Sistem Informasi (wikipedia)

Setelah mengetahui kedua komponen tersebut kita bisa dapatkan gambaran umum dari sistem informasi ini. Sistem informasi adalah sistem yang mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Atau dengan kata lain bila istilah sistem dan informasi digabung menjadi sistem informasi, maka bisa kita simpulkan sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.

a. Sistem Informasi menurut pakar/ahli

Mcleoad (1992) mengemukakan pendapat mengenai sistem informasi yaitu: “Sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi”.

Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Management Information System, mengemukakan pendapatnya sebagai berikut:

“Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi”.

Artikel Lain : 3 Kategori dan Pengertian Manajemen Fungsional

b. Komponen Sistem Informasi

Selain dua komponen dasar yang menyusun sistem informasi ada juga komponen lain yang disebut dengan building block atau blok bangunan.

Struktur Manajemen SI

Gambar Struktur Manajemen SI (toppr.com)

Blok bangunan ini adalah bagian-bagian yang ada didalam sistema yang menbatu dalam proses pengolahan informasi. Terdapat enam blok banguna yang biasa digunakan dalam sistem informasi yaitu:

  1. Input Block (Blok Masukan) adalah data-data yang masuk ke dalam sistem.
  2. Model Block (Blok Model) adalah kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
  3. Output Block (Blok Keluaran) adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
  4. Technology Block (Blok Teknologi) merupakan kotak alat dalam sistem informasi, yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
  5. Database Block (Blok Basis Data) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
  6. Control Block (Blok Kendali) adalah pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu sama lainnya membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

Artikel Lain : Definisi Manajemen SDM, Fungsi, Sasaran, dan Modelnya

c. Peran Dasar Sistem Informasi dalam Bisnis

Dalam bisnis sistem informasi ini memegang peran yang sangat penting yaitu sebagai pendukung proses dan operasi bisnis. Selain itu juga membantu pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya sehingga bisa menghaslkan strategi yang unggul secara kompetitif.

Unsur-Unsur Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen merupakan sekumpulan sistem informasi yang terdiri atas :

  1. Sistem informasi akuntansi yang menyajikan informasi mengenai transaksi keuangan.
  2. Sistem informasi pemasaran yang menyajikan informasi mengenai penjualan, aktivitas pemasaran, riset pasar, dan juga segala kegiatan yang berhubungan dengan agenda pemasaran.
  3. Sistem informasi manajemen persediaan.
  4. Sistem informasi personalia.
  5. Sistem informasi distribusi.
  6. Sistem informasi pembelian.
  7. Sistem informasi analisa kredit.
  8. Sistem informasi analisa software.
  9. Sistem informasi riset dan pengembangan.
  10. Sistem informasi kekayaan, dan
  11. Sistem informasi teknis.

Aktivitas SIM

Untuk dapat menjalankan SIM diperlukan berbagai proses, adapun proses SIM dan beberapa aktivitasnya adalah :

1. Perencanaan

Merupakan sebuah rumusan mengenai suatu metode kegiatan secara detail yang dilakukan guna mencapai tujuan ataupun target akhir dari sebuah organsasi. Perencanaan sendiri merupakan langkah langkah yang detail untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

2. Pengendalian

Jika sebuah perencanaan sudah dibuat dan sudah diterapkan oleh anggota anggota dalam suatu organisasi, maka manajer harus mengawasi pelaksanaan dari perencanaan tersebut agar dapat berjalan dengan baik dan tidak menyimpang dari jalur yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

3. Pengambilan keputusan

Merupakan suatu pemilihan keputusan diantara berbagai macam alternatif yang ada. Proses ini merupakan hasil dari perencanaan dan pengendalian yang telah dilakukan terlebih dulu. Manajer harus memilih berbagai macam keputusan yang telah ada agar supaya tujuan dari perusahaan atau organisasi dapat tercapai.

Karakteristik SIM

Karena SIM ini merupakan sistem yang berfungsi untuk mengelola berbagai kegiatan tentu saja ia memiliki karakteristik tersendiri dibanding sistem informasi yang lain. Berikut ini adalah karakteristik dari MIS:

  1. Didasarkan pada perencanaan jangka panjang.
  2. Memberikan pandangan menyeluruh dari dinamika dan struktur organisasi.
  3. Bekerja sebagai sistem yang lengkap dan komprehensif yang mencakup semua interkoneksi sub-sistem dalam organisasi.
  4. Direncanakan dengan cara top-down, sebagai pengambil keputusan atau manajemen harus secara aktif mengambil bagian dan memberikan arah yang jelas pada tahap pengembangan Sistem Informasi Manajemen.
  5. Didasarkan pada kebutuhan informasi strategis, operasional dan taktis dari manajer suatu organisasi.
  6. Mengurus situasi yang luar biasa dengan melaporkan situasi seperti itu.
  7. Dapat membuat perkiraan dan perkiraan, dan menghasilkan informasi canggih, sehingga memberikan keunggulan kompetitif. pengambil keputusan dapat mengambil tindakan atas dasar prediksi tersebut.
  8. Mamapu membuat hubungan antara semua sub-sistem dalam organisasi, sehingga pengambil keputusan dapat mengambil keputusan yang tepat berdasarkan pandangan yang terintegrasi.
  9. Memungkinkan arus informasi yang mudah melalui berbagai sub-sistem, sehingga menghindari redundansi dan bermuka data. Artinya harus menyederhanakan operasi dengan sebanyak kepraktisan mungkin.
  10. Meskipun SIM adalah sistem yang lengkap terpadu, ia juga harus dibuat sefleksibel mungkin sehingga dapat dengan mudah dibagi menjadi sub-sistem yang lebih kecil jika diperlukan.
  11. Memiliki database yang baik sehingga sistem dapat tertopang dengan kokoh.

Karakteristik Komputerisasi SIM

Dalam sistem informasi manajemen modern, sistem komputerisasi digunakan agar proses manajemen dapat lebih efektif. Program ini akan terus mengumpulkan data yang relevan, baik dari dalam dan luar organisasi. Berikut ini adalah karakteristik dari komputerisasi SIM yang dirancang dengan baik:

  1. Mampu memproses data secara akurat dan dengan kecepatan tinggi, menggunakan berbagai teknik seperti riset operasi, simulasi, heuristik, dll
  2. Dapat mengumpulkan, mengatur, memanipulasi, dan memperbarui sejumlah besar data mentah dari kedua alam terkait dan tidak terkait, yang berasal dari berbagai sumber internal dan eksternal pada periode waktu yang berbeda.
  3. Menyediakan informasi real time tentang peristiwa yang sedang berlangsung tanpa penundaan.
  4. Mendukung berbagai format output dan mengikuti aturan dan peraturan terbaru dalam praktek.
  5. Memberikan informasi yang terorganisir dan relevan untuk semua tingkatan manajemen: strategis, operasional, dan taktis.
  6. Bertujuan memiliki fleksibilitas ekstrim dalam penyimpanan data dan pengambilan.

Artikel Lain : Cara Manajemen File dan Folder dengan Efektif

Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Untuk lebih jelasnya bagaimana penerapan dari sistem informasi manajemen ini, berikut ini beberapa contoh bagaimana sistem informasi manajemen diterapkan untuk membantu perusahaan yang dikutip dari website kembar.pro

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP ini biasanya digunakan oleh sejumlah perusahaan besar dalam mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang saling terintegrasi terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia, Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan.

2. Supply Chain Management (SCM)

Sistem SCM ini sangaat bermanfaat bagi pihak manajemen dimana data data yang disajikan terintegrasi mengenai manajemen suplai bahan baku, mulai dari pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen akhir.

3. Transaction Processing System (TPS)

TPS ini berguna untuk proses data dalam jumlah yang besar dengan transaksi bisnis yang rutin. Program ini biasa diaplikasikan untuk manajemen gaji dan inventaris. Contohnya adalah aplikasi yang digunakan untuk Bantuan Keuangan Desa Pemprov Jawa Timur.

4. Office Automation System (OAS)

Sistem aplikasi ini berguna untuk melancarkan komunikasi antar departemen dalam suatu perusahaan dengan cara mengintegrasikan server-server komputer pada setiap user di perusahaan. Contohnya adalah email.

5. Knowledge Work System (KWS)

Sistem informasi KWS ini mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam organisasi. Dengan ini, diharapkan para tenaga ahli dapat menerapkannya dalam pekerjaan mereka.

6. Informatic Management System (IMS)

IMS berfungsi untuk mendukung spektrum tugas-tugas dalam organisasi, yang juga dapat digunakan untuk membantu menganalisa pembuatan keputusan. Sistem ini juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi, seperti e-procurement.

7. Decision Support System (DSS)

Sistem ini membantu para manajer dalam mengambil keputusan dengan cara mengamati lingkungan dalam perusahaan. Contohnya, Link Elektronik di sekolah Tunas Bangsa, yang mengamati jumlah pendapatan atau pendaftaran siswa baru setiap tahun.

8. Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (A.I.)

Sistem ini pada dasarnya menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisa pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang telah diprogram ke dalamnya. Contohnya, sistem jadwal mekanik.

9. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)

Serupa dengan DSS, tetapi GDSS mencari solusi lewat pengumpulan pengetahuan dalam satu kelompok, bukan per individu. Biasanya berbentuk kuesioner, konsultasi, dan skenario. Contohnya adalah e-government.

10. Executive Support System (ESS)

Sistem ini membantu manajer dalam berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dengan berpegang pada grafik dan pendukung komunikasi lainnya.

Nah itulah tadi sedikit informasi yang bisa dimuat dalam tulisan ini. Semoga dapat bermanfaat, cukup sekian artikel ini saya mohon maaf untuk kesalahan dalam penulisan dan terima kasih.

Manfaat SIM

Ada beberapa manfaat yang didapatkan dengan adanya SIM dalam perusahaan, diantaranya adalah adanya ketersediaan kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi, meningkatkan aksesbilitas informasi secara tepat waktu dan secara akurat untuk para penggunanya tanpa diperlukan perantara, dapat berguna untuk mengelola berbagai transaksi, mengurangi biaya dan juga menghasilkan informasi baru yang bisa menciptakan keuntungan.

Selain itu dapat mengembangkan proses perencanaan yang telah dibuat supaya lebih efektif, dapat mengidentifikasi berbagai macam kebutuhan keterampilan yang mendukung sistem informasi, memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pemeliharaan maupun pengembangan sistem informasi, dan juga mendukung pengambilan keputusan suatu manajemen.

Terdapat faktor lain yang membuat SIM menjadi suatu hal yang diperlukan. Kerumitan dan semakin ketatnya persaingan dan peraturan yang dikeluarkan Pemerintah serta lingkungan bisnis yang dinamis menuntut para manajer untuk senantiasa bisa mengambil keputusan yang tepat dari sebuah informasi yang didapatnya demi kemajuan bisnisnya. Maka dari itu sistem informasi manajemen menjadi suatu hal yang sangat diperlukan dalam bisnis di era sekarang ini.

Nah itulah sedikit tentang materi sistem informasi manajemen yang bersumber dari umardanny.com, semoga dapat bermanfaat. Mohon maaf atas kesalahan yang ada dalam tulisan, terima kasih banyak. Lihat juga artikel lainnya, sampai jumpa di artikel selanjutnya.

Cari Artikel di Sini