Pengertian Surat Dinas, Fungsi, Ciri-Ciri dan Syaratnya

Surat dinas adalah suatu surat yang ditulis dengan resmi oleh instansi maupun suatu lembaga tertentu yang tujuannya untuk keperluan dinas.

Kita juga dapat mendefinisikannya sebagai surat yang berisikan segala permasalahan kedinasan serta umumnya surat ini akan dibuat oleh suatu lembaga atau instansi tertentu. Seperti tadi sudah dijelaskan bahwa tujuan surat ini adalah untuk keperluan kedinasan, entah itu pihak pemerintah maupun swasta.

Karena kita tahu bahwa bukan hanya pihak pemerintah saja yang memerlukan surat kedinasan, tapi juga lembaga ataupun instansi swasta juga membutuhkannya. Isi surat ini juga bermacam-macam, umumnya akan berisikan untuk penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas, dan masih banyak lagi.

Baca juga : Contoh Surat Lamaran Kerja untuk Fresh Graduate

Oleh seba itu bila kita melihat suatu surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lainnnya yang mana isinya berhubungan (tujuannya) untuk kepentingan tugas dinas maupun kegiatan dinas suatu instansi, maka kita boleh menyebut surat tersebut sebagai surat resmi.

Oh iya kenapa disebut dengan surat resmi? Pasti anda akan berfikir seperti hal tersebut? Hal ini dikarenakn dalam penulisan sebuah surat dinas ini kaan menggunakan format serta memakai bahasa resmi yang mana aturan tersebut juga digunakan dalam penulisan surat resmi.

A. Fungsi Surat Dinas

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat dinas :

  1. Untuk pedoman suatu pekerjaan, sebagai contoh surat intruksi, surat pemberian izin maupun surat pengambilan keputusan.
  2. Untuk alat pengingat, pastinya surat yang masuk maupun keluar akan dijadikan arsip bagi sebuah instansi.
  3. Untuk bukti perkembangan dari sutau lembaga maupun instansi tertentu.
  4. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian serta surat serah terima.
  5. Dan masih banyak lagi fungsi dari surat dinas ini.

B. Ciri-Ciri Surat Dinas

Surat dinas juga mempunyai ciri-ciri yang akan membedakan surat ini dengan surat yang lainnya, diantaranya :

  1. Terdapat kop surat serta ada nama lembaga maupun instansi penulis surat dinas.
  2. Terdapat nomor surat serta lampiran (bila dibutuhkan).
  3. Terdapat salam pembuka dan juga salam penutup.
  4. Dalam penulisannya menggunakan bahasa resmi, karena seperti yang kita tahu surat dinas merupakan surat resmi.
  5. Terdapat stempel sebuah instansi atau lembaga pada surat, yang biasanya terletak di pojok kanan bawah.

C. Syarat untuk Surat Dinas

Nah dalam penulisan surat dinas ini juga membutuhkan beberapa persyaratan, berikut ini adalah beberapa syarat untuk menulis surat dinas :

  1. Format yang digunakan harus teratur yang mana haru sesuai dengan format yang ada di dalama surat dinas.
  2. Isi yang ditulis tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang akan disampaikan.
  3. Dalam penggunaan bahasanya pun harus menggunakan bahasa resmi, sopan dan mudah dipahami oleh pembaca.
  4. Terakhir surat yang dibuat harus menggambarkan citra dari lembaga atau instansi yang membuat surat tersebut.
  5. Bagian Surat Dinas

Dalam surat dinas tentunya juga terdapat beberapa bagian-bagiannya seperti halnya surat resmi, bagian-bagian surat dinas diantaranya :

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Adalah bagian teratas dari sebuah surat dinas atau surat resmi, ini adalah salah satu bagian yang membedakan antara surat formal dengan surat non formal. Umumnya dalam kop surat terdapat logo, nama serta alamat dari instansi atau lembaga.

2. Tanggal Surat

Terdiri dari nama tempat dan juga tanggal dibuatnya surat dinas tersebut.

3. Nomor

Umumnya terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas lembaga atau instansi (inisial) serta tahun dibuatnya usrat.

4. Lampiran

Lampiran adalah lembaran tambahan yang juga ikut dikirimkan bersamaan dengan surat tersebut, dapat berupa lembaran kertas lain maupun dokumen lain.

5. Perihal atau Hal

Perihal adalah isi poko dari surat dinas tersebut, sebagai contoh “Undangan Pengajian”.

6. Alamat

Terdapat 2 cara dalam penulisan alamat pada surat dinas ni, yang diperuntukan untuk perongan dan untuk instansi.

Bilamana untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu kita tuliskan sebab telah dituliskan kedalam amplop. Bila untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung tuliskan nama instansi atau lembaganya.

Akan tetapi bila surat ditujukan kepada orang banyak maka harus memakai kata “Bapak”, “Ibu” dan lain sebagainya dan kata “Yth.” juga digunakan bila surat ditujukan kepada orang maupun suatu jabatan tertentu.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka perlu kkta pakai untuk dapat menunjukkan rasa hormat maupun sopan santun kita.

8. Isi Surat

Isi dari surat ini harus sesuai dengan perihal yang telah kita tulis sebelumnya. Tulis secara singkat, jelas, rinci serta mudah dipahami oleh pembaca.

9. Salam Penutup

Salam penutup dipakai untuk menunjukkan akhir dari isi sebuah surat.

10. Nama

Tuliskan nama terang (lengkap) orang yang mengirimkan surat ataupun perwakilan dari instansi atau lembaga dan umumnya juga ditambahkan tandatangan.

11. Tembusan

Tembusan ini dipergunakan bilamana surat tersebut memang butuh tembusan. Tembusan merupakan pihak-pihak yang dirasa perlu untuk mendapatkan salinan dari surat tersebut.

12. Inisial

Umumnya inisial ini akan dituliskan dibagian kiri dibawah tembusan surat (bila memang ada). Inisal ini dipergunakan sebagai tanda pengenal, yang mana ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat.

Inisial ini juga yang menunjukkan keaslian dari sebuag surat yang memang dibuat oleh orang tersebut. Umumnya pada bagia ini tidak dapat dibaca, yang bisa membaca hanya orang yang dikirimi surat ataupun orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.

Demikian tadi pengertian, kegunaan beserta contoh surat dinas. Semoga dapat memberikan manfaat bagi anda semua yang sedang membutuhkannya.

Cari Artikel di Sini


Pengertian Surat Dinas, Fungsi, Ciri-Ciri dan Syaratnya | Admin | 4.5
%d bloggers like this: